Um número só, a equipe inteira atendendo
O WhatsApp do terreiro costuma morar no celular do dirigente. No Sou do Axé, as conversas aparecem dentro do sistema, a equipe responde de onde estiver e os avisos automáticos saem num ritmo que não põe o número em risco.
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O número é da casa, e conecta em minutos
A casa conecta o próprio número em Admin › WhatsApp, do mesmo jeito que se liga o WhatsApp Web: o sistema vira um aparelho conectado a mais. Dá para conectar digitando um código de 8 letras no próprio celular, o que funciona com um aparelho só, ou lendo um QR Code. Não há cobrança por mensagem.
O ideal é um número só da casa, de preferência WhatsApp Business. Se a casa usar o número pessoal de quem dirige, dá para pôr família e amigos numa lista que o assistente não responde.
A caixa de entrada da equipe
Ligada pela administração, a caixa mostra as conversas do número da casa dentro do app, para quem a casa escolher:
- O nome de quem escreve, tirado do cadastro da casa, e um selo para quem é membro.
- Responder com texto, figurinha ou áudio gravado ali mesmo, e citar uma mensagem.
- Cada mensagem diz quem respondeu: o nome da pessoa da equipe, “pelo celular”, o assistente ou um texto automático. Ninguém responde duas vezes.
- Não lidas por pessoa, sincronizadas com o celular da casa.
- Ao lado da conversa, quem é o consulente: desde quando vem, se aceitou receber avisos, aniversário.
- Escrever nos grupos da casa por ali, assinado com o nome de quem escreve.
A caixa nasce desligada, de propósito: muita casa conecta o WhatsApp pessoal de alguém, e ligar é uma decisão consciente.
O que sai sozinho pelo número
- Convites de gira 5 dias antes, 3 dias antes e no dia, para quem aceitou receber.
- Instruções do rito para quem recebe a senha, e o agradecimento depois da gira.
- Confirmação e lembretes da agenda de atendimentos, da rifa e da mensalidade.
- Aniversários: a lista do mês e o parabéns do dia no grupo da equipe, e o parabéns individual ao consulente.
- Se a casa ligar: a arte da próxima gira no Status, uma vez por dia, e o convite semanal no grupo dos consulentes.
- O grupo da equipe pode ser cuidado pelo sistema: entra quem é ativado como membro, sai quem é inativado.
São 36 mensagens, e a casa reescreve todas do jeito dela, em balões, com variáveis que preenchem nome, data e endereço.
O ritmo que protege o número
O que mais derruba o WhatsApp de um terreiro é mandar para quem não pediu, muita gente de uma vez, com o mesmo texto e fora de hora. O sistema segura isso:
- tudo sai por uma fila, um de cada vez, com intervalo sorteado (mínimo de 10 segundos);
- avisos automáticos só das 8h às 21h; resposta a quem escreveu sai na hora;
- só recebe convite quem deu consentimento, e PARAR tira a pessoa na hora;
- a caixa avisa quando a pessoa nunca escreveu para a casa, e recusa responder a quem pediu para não receber;
- a tela de saúde da conexão mostra a taxa de entrega e cada queda, e a fila tenta de novo sozinha quando a conexão volta.
E quem responde quando ninguém está olhando
Com o assistente de IA ligado, quem escreve para a casa recebe resposta a qualquer hora: data da próxima gira, endereço, o que levar, cadastro nos avisos, horário na agenda, número da rifa. Quando alguém da equipe responde, o assistente fica quieto naquela conversa.
Perguntas frequentes
Preciso de um número novo?
Não é obrigatório, mas é o recomendado: um chip simples só para a casa, ativado no WhatsApp antes de conectar. Número recém-ativado é mais sensível, então use normalmente uns dias antes de mandar em volume.
Paga por mensagem?
Não. O número é da casa e é conectado como aparelho, como o WhatsApp Web. Não há cobrança por mensagem.
Quem da equipe vê as conversas?
Administração e gestão, e quem a casa liberar, uma pessoa de cada vez. Quem tem acesso vê todas as conversas daquele número.
E se a conexão cair?
Quedas comuns, como internet, se resolvem sozinhas. Se o aparelho for desvinculado, a tela avisa e é só conectar de novo. O que estava na fila tenta de novo sozinho.
Posso continuar respondendo pelo celular?
Pode. O que é respondido no celular aparece na caixa como “pelo celular”, e as conversas lidas lá deixam de aparecer como não lidas no app.
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